30 Hari Mengejar Keio part 9 : Dokumen

Ada satu lagi yang menyesatkan dari judul saga 30 Hari Mengejar Keio, dari sekian panjang saga saya belum membahas secara spesifik pendaftaran ke Keio University. Yah karena di post sebelumnya saya sudah membahas timeline, sekarang saya bahas proses dan dokumen-dokumen yang dibutuhin.

Jadi sepert yang udah saya bahas di post pertama, saya nyari informasi tentang kelas international di Keio secara umum disini. Nah terus kalo kamu mau donlod dokumen pendaftaran Keio IGP kamu bisa donlod dari sini . Untuk saat ini dokumennya belum di-update, jadi kalo kamu donlod sekarang kamu bakal dapet dokumen yang sama dengan yang saya pake setaun yang lalu. 

Dokumen yang kamu donlod itu akan berisi beberapa (banyak) lembar yang harus kamu isi selengkap-lengkapnya. Ohiya ntar dokumen-dokumen itu harus dibagi jadi 2 berdasarkan pengirimnya, yaitu dokumen yang dikirim sama kamu (pendaftar) n dokumen yang dikirim sama universitas kamu (home institution).

Dokumen yang harus kamu kirim sendiri adalah

• Application Document Checklist : list dokumen-dokumen yang harus kamu lengkapin
• Application Form : formulir pendaftaran, disini kamu ngisi tentang data diri, pengalaman akademik dan organisasi, nama calon dosen pembimbing dan alasannya (disini nih pentingnya korespondensi sama dosen), nilai-nilai dan IPK, kemampuan bahasa jepang (subjektif)
• Financial Statement : Kondisi keuangan kamu, jawab aja sejujurnya n jangan lupa diubah ke mata uang yen. Terus disini akan ditanya kamu kalo misalnya ga dapet beasiswa kamu bakal tetep daftar atau ngga, kalo saya jawab tetep daftar (yang penting keterima dulu, beasiswa belakangan)
• Statement of Purpose : Esai ini udah saya bahas di post sebelumnya
• 2 Letters of Recommendation: Surat rekomendasi dari 2 orang, bisa dosen pembimbing, dosen wali, atasan/coordinator di tempat kerja. Surat rekomendasi ini harus dimasukkan ke amplop yang tersegel. 
• MEXT Scholarship Application Form : Formulir untuk minta beasiswa ke MEXT (ini nih poin plusnya) 
• ADB Scholarship Application Form : Formulir untuk minta beasiswa ke ADB

Nah dokumen-dokumen diatas harus kamu masukin ke 1 amplop tersegel terus kirim via EMS, nah dokumen dibawah ini juga harus kamu urus sendiri tapi ga harus pake EMS

• Application Fee : uang pendaftaran sebesar 10000 yen, boleh dikirim via wesel atau transfer  via bank (jangan pake *CA pokoknya, kena charge sampe 600rb sendiri untuk transfer uang, kayaknya malah lebih murah kalo pake wesel)
• GRE Score : kamu harus request ke ETS untuk ngirim nilai GRE kamu ke Keio, tapi kalo ternyata belum sampai juga ke Keio kamu boleh ngirim hasil scan nya via e-mail
• TOEFL Score : kamu harus request ke ETS untuk ngirim nilai TOEFL kamu ke Keio, tapi kalo ternyata belum sampai juga ke Keio kamu boleh ngirim hasil scan nya via e-mail

Sekarang dokumen yang harus dikirim oleh Home Institution kamu

• Transcript Request Form for Undergraduate Course. Ini dokumen yang agak ngerepotin sih soalnya kamu harus tau ranking kamu diantara temen-temen seangkatan kamu (demi hal ini saya harus minta list nilai wisudawan ke TU dan jadi tau hal tabu di angkatan saya, yaitu IPK >:) ), terus minta tanda tangan Kaprodi
• Academic Transcripts of Undergraduate Course : transkrip kuliah
• Certificate of (expected) Graduation from University : Ijazah S1

Nah kamu harus minta universitas kamu ngirim dokumen-dokumen diatas dalam 1 amplop tersegel, tapi masalahnya adalah universitas saya ga mau kalo diminta kayak ginian, jadilah saya yang ngirim tapi dengan amplop dari TU (ada nama universitas dan cap nya). Jadi saya ngirim 2 dokumen ke alamat yang sama di hari yang sama tapi dengan nama yang berbeda. Sebenernya kaya gitu boleh ga sih ? Ga tau juga, makanya demi menghindari masalah saya langsung konfirmasi ke Keio kalo saya yang ngirim dokumen yang seharusnya dikirim universitas.

Setelah semua dokumen dikirim tinggal nunggu kabar dari Keio. Ohiya karena sampe sekarang belum ada formulir untuk taun 2014 ada baiknya kalo kamu nanya langsung ke Keio (via e-mail ke ao_st_inquiry@info.keio.ac.jp), apakah IGP 2014 buka pendaftaran.

30 Hari Mengejar Keio part 8 : Timeline

Nah udah masuk bagian kedelapan saga 30 Hari Mengejar Keio, di post ini kamu akan tau bahwa saga 30 Hari Mengejar Keio adalah sebuah kebohongan besar (judulnya menyesatkan). Ini nih garis besar perjalanan saya mengejar Keio

Agustus 2012

• Mencari informasi tentang kemungkinan beasiswa kuliah master di luar negeri

September 2012

• Minta surat rekomendasi ke dosen pembimbing di ITB
• Mengirim surat perkenalan ke beberapa professor di Keio (karena kita ga boleh nggantungin harapan ke 1 orang aja)
• Mendaftar TOEFL dan GRE
• Melengkapi dokumen yang diminta oleh salah satu Professor (surat rekomendasi, paper, slide presentasi, CV)

Oktober 2012

• Mengirim surat perkenalan ke calon dosen pembimbing lainnya di Keio (karena kita ga boleh nggantungin harapan ke 1 orang aja)
• Mendapat acknowledge dari Professor , diberi ijin untuk mendaftar di Keio International Graduate Program
• Ikut TOEFL di Bandung n GRE di Jakarta

November 2012

• Mengejar-ngejar dosen pembimbing demi surat rekomendasi
• Menulis, mengedit dan mengganggu teman demi Statement ofPurpose
• Menguntit Kaprodi dan Bapak-bapak TU demi surat rekomendasi fakultas

Desember 2012

• Mengirim dokumen ke Keio via EMS (Pos Indonesia)
• Membayar uang pendaftaran sebesar 10.000 yen via BCA
• Mengusik pihak ETS karena dokumen GRE belum terkirim ke Keio

Januari 2013

• Menanti sebuah jawaban

Februari 2013

• Jawaban itu datang, saya diterima di Keio IGP dan dijadikan salah satu kandidat penerima beasiswa dari MEXT atau JASSO
• Melengkapi dokumen yang diminta penyedia beasiswa
• Membuat paspor
• Menulis Field of Study, Study Program n Abstract of Thesis
• Mengirim dokumen ke Keio

Maret 2013

• Menanti sebuah jawaban

April 2013

• Menanti sebuah jawaban

Mei 2013

• Menagih sebuah jawaban dan dibalas dengan “Pengumuman diundur hingga pertengan Juni”

Juni 2013

• Menanti sebuah jawaban lalu menagih sebuah jawaban dan tidak dibalas
• Melengkapi beberapa informasi yang diminta Keio (Summer Address, Japanesse Self Proficiency Test)

Juli 2013

• Mendapat sebuah jawaban

Agustus 2013

• Mengumpulkan logistik (packing), nyari tempat tinggal, membuat visa, dan belajar bahasa jepang 

September 2013

• Berangkat ke Jepang, wish me luck :D

30 Hari Mengejar Keio Part 7 : Field of Study, Study Program, dan Abstract of Thesis.

Di post kali ini saya akan membahas kelengkapan beasiswa yang paling ilmiah yaitu Field of Study, Study Program, n Abstract of Thesis. 

Writer’s Note : seperti biasanya karena post nya bakalan panjang jadi akan saya bagi jadi beberapa post dan maklum aja ya kalo ada curhat-curhatnya dikit.

 

1.       Field of Study

Mulai dari Field of Study dulu, kalo perintah dari penyedia beasiswa sih “State the outline of your major field of study” atau kalo mau lebih mudah ini adalah rangkuman perjuangan kamu selama kuliah, isinya kira-kira kamu kuliah di universitas apa, jurusan yang kamu ambil, bidang yang kamu sukai dan tekuni, riset yang udah pernah kamu lakukan, karya yang udah pernah kamu buat, terus  topik skripsi atau tugas akhir kamu.

2.       Study Program in Japan in Details and Concreteness

Kalo yang ini dari pihak penyedia beasiswa cuma nyebutin “State the details of your study program” tapi biar gampang isinya adalah rencana atau topik penelitian selama sekolah di jepang. Walaupun kamu diminta untuk menulis secara detil, ga ada format khusus yang diberikan oleh mereka, jadi kamu bisa bebas menuliskan study program kamu. Untuk mempermudah penulisannya saya memecah study program menjadi 5 bagian yaitu background, purpose, scope, methods, n further development. Yah mirip-mirip bab 1 tugas akhir gitu. 

1. Background atau latar belakang. Alasan kenapa kamu ngambil topik yang kamu ajukan 
2. Purpose atau tujuan. Tujuan yang mau kamu capai dari riset yang akan kamu lakukan 
3.  Scope atau batasan masalah. supaya riset kamu ga meluber kemana-mana. Disini harus disebutin secara jelas batas penelitiannya. 
4.  Methods atau metode penelitian. Langkah-langkah yang akan kamu lakukan untuk menyelesaikan riset kamu. 
5.  Further Development atau pengembangan lebih lanjut. Kemungkinan pengembangan hasil riset kamu setelah kamu selesai melakukan riset.

3.       Abstract of Thesis
Ini nih yang agak membingungkan, dalam bahasa Inggris tugas akhir mahasiswa itu namanya thesis, ga peduli itu mau mahasiswa S1 atau S2 namanya tetep thesis. Yang bedain itu kata awalnya Bachelor Thesis untuk Skripsi (S1) n Master Thesis untuk Tesis (S2). Nah, disini ditulisnya Abstract of Thesis, jadi yang diminta Bachelor thesis apa Master thesis ? ga disebutin secara spesifik asbrak buat apa jadi saya kasi aja (rencana) abstrak tesis master.  

Nah diatas udah saya bahas sedikit tentang Field of Study, Study Program, n Abstract of Thesis. Tips dari saya untuk nulis Field of Study, Study Program, n Abstract of Thesis sebenernya sama aja kaya tips untuk nulis statement of purpose sih, Jangan terlalu panjang, gunakan bahasa yang sophisticated, perhatikan grammar, proof read, dst. Cuma bedanya sekarang kamu harus bisa menjelaskan secara lebih detail, lebih teknis, dan lebih mungkin dicapai (jangan terlalu mengawang-awang).

Dan karena saya bukan orang yang rajin, saya coppas aja paragraf yang menceritakan pendidikan n pengalaman dari Statement of Purpose ke Field of Study terus saya edit biar jadi lebih panjang n lengkap. Untuk Study Program juga gitu, Abstract of (Master) Thesis yang udah saya tulis sebelumnya, saya bagi menjadi 5 bagian yang sesuai dengan kerangka Study Program terus edit sesuai kebutuhan.  

30 Hari Mengejar Keio Part 6b : International ID (Visa)

Melanjutkan lagi saga 30 hari mengejar keio. Kali ini saya mau membahas tentang pembuatan visa, tepatnya visa pelajar. Berbeda dengan pembuat paspor yang bisa dilakukan di kantor imigrasi terdekat, pembuatan visa cuma bisa dilakukan di kedutaan besar negara yang bersangkutan. Misalnya nih, rumah saya di Malang dan kedutaan besar Jepang terdekat dari Malang adalah di Surabaya, tepatnya jalan Sumatera, ya saya harus ke Surabaya untuk ngurus visa. Dan dari yang saya denger Kedubes Jepang di Surabaya ini yang mengurusi permohonan visa untuk Indonesia Timur, jadi ya kalo rumah kamu ada di NTT terus kamu mau ke jepang ya harus berangkat ke Surabaya dulu.

Jadi tanggal 14 Agustus 2013 saya datang ke kantor kedutaan Jepang sambil membawa beberapa dokumen untuk mengajukan visa. Berdasarkan website Kedutaan Besar Jepang di Indonesia (disini) dokumen yang harus dibawa adalah

1.  KTP 
2.  Paspor 
3. Certificate Of Eligibility 
4.  Formulir Permohonan Visa + Foto

KTP, Paspor dan Foto cukup mudah dipenuhi. Kalo untuk orang yang belum cukup umur punya KTP, saya tidak tau apakah cukup memakai paspor atau sampai harus membawa akta kelahiran dan kartu keluarga juga. Untuk foto ukurannya 4.5cmx4.5cm atau 2inx2in, wajah harus terlihat jelas, tidak tertutup kacamata ataupun rambut, tidak ketentuan untuk warna background atau pakaian yang dikenakan karena nanti yang dipakai di visa adalah foto close up nya aja. 

Berikutnya Certificate of Eligibility, kalo dari yang saya pahami surat ini berfungsi untuk menunjukkan kalo kamu berhak untuk mendapatkan visa. Berdasarkan surat yang saya dapat dari Keio saya tidak membutuhkan Certificate of Eligibility dan cukup memberikan Certificate of Admission dan Certificate of Mobukagakusho Scholarship Award. Karena kedua sertifikat tersebut sudah bisa menunjukkan kalo saya berhak mendapatkan visa pelajar. 

Formulir Permohonan Visa, formulir ini bisa kamu download disini dan print sendiri atau bisa juga kamu ambil di kantor kedutaan Jepang. Selain identitas diri (Nama, TTL, kewarganegaraan, alamat, pekerjaan, no KTP dan Paspor), kamu juga harus mengisi jadwal pulang-pergi ke jepang, tempat tinggal/menginap selama di jepang, Guarantor or Reference (orang yang akan dikunjungi di jepang), Inviter (orang yang mengundang ke jepang).

Walaupun di Kantor Kedutaan sudah diberikan contoh formulir yang sudah terisi saya sempat bingung untuk mengisi formulir terutama bagian jadwal, guarantor dan inviter. Bingung di bagian jadwal karena memang saya belum dapet tiket untuk berangkat dan juga belum tau kapan akan pulang, jadi ya saya kosongi bagian tanggal berangkat dan tanggal pulang. Lagipula di surat dari Keio disebutkan kalo saya cukup membawa Certificate of Admission, Certificate of Mobukagakusho Scholarship Award dan  paspor untuk mengurus visa.

Kemudian bingung di bagian Inviter dan Guarantor karena ternyata informasi mengenai inviter dan guarantor yang harus diisikan di formulir cukup banyak sementara saya tidak mempersiapkan apa-apa, akhirnya untuk inviter saya tuliskan nama staf administrasi yang tertera di surat dari Keio, alamatnya saya tulis alamat Keio dan data lainnya saya kosongkan, begitu juga untuk guarantor.

Setelah formulir terisi dan dokumen siap, saya berikan semuanya ke mas-mas di counter. Si mas nya ngecek dokumen, clear, lanjut ngecek formulir dan ternyata ada beberapa isian yang belum lengkap, ya udah lengkapin, nah sampai lah di jadwal pp yang saya kosongi

“Mas, ini kapan mau berangkat ?”

“Ga tau mas, ini saya belum dapet tiket, saya udah request tiket sama sana  tapi belum dikirim”

“. . . .” si mas nya bingung sambil ngeliatin formulir

“ohiya, ini mas petunjuk yang saya dapet dari sana” saya kasih surat dari Keio

“. . . .” si mas nya baca sebentar “baik, kamu tunggu ya, nanti saya panggil”

Menunggu sekitar 20 menit dan mas nya kembali dengan bukti pengambilan visa untuk tanggal 19 Agustus 2013. Wooo, ternyata surat petunjuk itu sakti juga, masalah jadwal, guarantor, dan inviter yang sempat bikin bingung langsung beres.

Tanggal 19 saya datang lagi untuk mengambil visa, saya juga sudah menyiapkan uang sebesar Rp 350.000 untuk membayar visa tersebut. Ternyata saya ga perlu bayar visa tersebut karena . . . . karena . . . . karena apa ya ? kayaknya si karena saya menerima beasiswa pemerintah, jadi biaya visa itu juga dibayari pemerintah. Entahlah yang penting ga bayar muahahahahha.

Ohiya untuk informasi pengajuan visa selain visa pelajar bisa juga kamu cari disini